Polityka ochrony prywatności pracowników

1. Wprowadzenie

Niniejsza polityka ochrony prywatności pracowników („Polityka”) dotyczy grup przedsiębiorstw Accelleron, co oznacza Accelleron Switzerland Ltd i każdy podmiot, w którym Accelleron Switzerland Ltd dysponuje, bezpośrednio lub pośrednio, większością głosów lub posiada własność lub kontroluje większość praw głosu. Firma Accelleron będąca Państwa pracodawcą (zwana dalej „Accelleron” lub „my”) odpowiedzialna jest za przetwarzanie Państwa danych osobowych i kontrolę sposobu ich użycia zgodnie z niniejszą Polityką.  

Nadrzędnym priorytetem dla firmy Accelleron jest poszanowanie Państwa praw do ochrony danych. Niniejsza Polityka wyjaśnia, w jaki sposób wykorzystujemy Państwa dane osobowe i jakie mają Państwo prawa odnośnie tych danych osobowych.  

2. Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie Państwa danych osobowych? 

Firma Accelleron Switzerland Ltd i jej spółki zależne są odpowiedzialne za Państwa dane osobowe. W przypadku obowiązujących przepisów dotyczących ochrony prywatności i danych osobowych, głównym administratorem danych jest spółka zależna firmy Accelleron, która jest Państwa obecnym (lub byłym) pracodawcą. Pozostałe spółki zależne firmy Accelleron mogą również otrzymywać i przetwarzać Państwa dane osobowe, zarówno jako administrator lub podmiot przetwarzający, a niniejsza Polityka ma również zastosowanie do nich. 

3. Jakie rodzaje informacji gromadzimy i wykorzystujemy? 

Gromadzimy i wykorzystujemy dane osobowe, które dotyczą Państwa w związku z zatrudnieniem w firmie Accelleron. Możemy gromadzić następujące kategorie danych osobowych: 

• Dane osobowe i dane identyfikujące takie jak imię i nazwisko, adres prywatny i służbowy, numer telefonu prywatny i służbowy, adres e-mail prywatny i służbowy lub inne dane adresowe, data i kraj urodzenia. 

• Dane osobowe związane z sytuacją rodzinną i społeczną takie jak płeć, wiek, stan cywilny i rodzinny (w tym również nazwisko i dane kontaktowe najbliższego członka rodziny).  

• Dane osobowe dotyczące zatrudnienia takie jak numer pracownika, podpis, status zatrudnienia, numer ubezpieczenia społecznego i VAT, numer ubezpieczenia, kraj zamieszkania, narodowość, zdjęcie, dane kontaktowe w nagłych wypadkach i informacje paszportowe, pozwolenie na pracę i pobyt, status imigracyjny i dane wizy podróżniczej. 

• Kwalifikacje takie jak kwalifikacje i certyfikaty w tym obecnie i poprzednio zajmowane stanowiska, wykształcenie i kursy szkoleniowe, życiorys/CV, dokumenty poświadczające wykształcenie i dorobek zawodowy oraz w niektórych przypadkach dane adresowe osoby wystawiającej referencje i wyniki oceny możliwości i oceny rozmowy kwalifikacyjnej. 

• Informacje o pracy i mierniki zatrudnienia takie jak stanowisko, stopień, umowa o pracę, identyfikator płacowy, kierownik liniowy, hierarchia stanowiska, historia działalności, status zatrudnienia, dane o urlopie, czas pracy, dokumentacja szkoleń, cele dotyczące wyników pracy i rozwoju. W niektórych przypadkach możemy również rejestrować wyniki oceny możliwości, raporty bezpieczeństwa i wypadków, profesjonalne opinie. 

• Wynagrodzenie, świadczenia, zasiłki i informacje związane z wydatkami takie jak dane o pensjach, dane płacowe, składki emerytalne i numer planu emerytalnego, świadczenia pozapłacowe, premie, odszkodowania, opcje akcji, osoby znajdujące się na czyimś utrzymaniu, beneficjenci lub osoby otrzymujące świadczenia zdrowotne, wyciągi bankowe, zwroty wydatków osobistych i paragony, szczegóły konta bankowego, dane karty kredytowej, wydatki za telefon i dane z ubezpieczenia. 

• Dane i informacje związane z identyfikacją elektroniczną (do których pracownicy mają dostęp lub dotyczące ich systemy i aplikacje) takie jak rejestry dostępu, korzystanie z Internetu i technologii informacyjnych, identyfikatory urządzenia (identyfikator urządzenia mobilnego, identyfikator komputera itp.), dane uwierzytelniające do rejestracji i logowania, adres IP, dane śledzenia i analizy, nagrania (np. nagrania poczty głosowej/rozmów), posty z platform korporacyjnych (np. Yammer), dane odzyskiwania haseł, informacje zdobyte za pośrednictwem narzędzi bezpieczeństwa informatycznego. 

• Szczegóły finansowe i inne takie jak dane konta, zdolności kredytowe, szczegóły płatności i transakcji, informacje kontrolne i historia spraw dyscyplinarnych. 

• Inne dane osobowe (do których mogą należeć specjalne kategorie informacji jak wskazano poniżej) to znaczy w przypadku gdy Ty lub inne osoby (np. współpracownicy) mogą rejestrować te dane w naszych systemach, programach i aplikacjach takich jak dokumenty biznesowe zawierające informacje osobiste (np. zapytania, pytania, skargi, zamówienia i związane z nimi dokumenty; e-maile; raporty; umowy; prezentacje; notatki; efekty pracy), zdjęcia, obrazy i/lub nagrania wideo. 

Rodzaje danych osobowych wskazane poniżej są wyłącznie gromadzone i przetwarzane, jeśli w ogóle, zgodnie z lokalnie obowiązującymi przepisami w Państwa kraju zamieszkania.  

• Szczególne kategorie danych osobowych takie jak: 

  • przynależność do zgromadzeń religijnych (np. jeżeli wymagane w celach podatkowych); 

  • informacje zdrowotne i medyczne, w tym orzeczenie o stopniu niepełnosprawności, szczególne warunki pracy (takie jak korzystanie z biurka stojącego) i urządzenia medyczne wymagane w miejscu pracy, informacje o urazach i chorobach związanych z pracą, pomoc podróżna w nagłych wypadkach (grupa krwi, przebyte choroby, alergie); 

  • rasa lub pochodzenie etniczne (np. wykorzystywane w celach różnorodności);  

  • w niektórych przypadkach: przynależność do związków zawodowych, poglądy polityczne i życie seksualne lub orientacja seksualna (np. w przypadku wykorzystania w dochodzeniach o nierówne traktowanie). 

• Dane dotyczące wyroków skazujących i wykroczeń takie jak informacje z rejestru karnego i listy sankcji w zakresie wymaganym w celu weryfikacji danych o karalności i zasad „poznaj swojego klienta (ang. Know Your Customer, KYC) oraz przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy (ang. Anti Money Laundering, AML).  

• W zakresie wymaganym do wypełnienia naszych zobowiązań, dane pozyskane z oficjalnie dostępnych źródeł lub które są przesyłane przez inne strony trzecie (np. agencja kredytowa) takie jak dane z publicznych profesjonalnych mediów społecznościowych (np. LinkedIn), weryfikacji danych. 

W przypadku gdy zechcą Państwo otrzymać informacje o określonej działalności przetwarzania danych osobowych, można o to poprosić przesyłając wniosek na stronie www.accelleron-industries.com/privacy. 

4. W jakim celu używamy Państwa dane osobowe?  

Możemy wykorzystywać Państwa dane osobowe w następujących celach:  

• zarządzanie zasobami ludzkimi w tym organizacja i administrowanie danych osobowych, zarządzanie godzinami pracy, poprawianie i utrzymanie wydajności administracji kadr, analiza wewnętrznej siły roboczej, raportowanie i planowanie; 

• zarządzanie przenoszeniem personelu z różnych spółek zależnych i planowanie zmian kadrowych; 

• zarządzanie płacami, wynagrodzeniami i świadczeniami w tym wypłacanie świadczeń pracownikom i zarządzanie pensjami, wynagrodzeniami, w tym własnością intelektualną, dodatkami, świadczeniami, emeryturami i ocenami pracowniczymi; 

• zarządzanie i pozyskiwanie talentów w tym rekrutacja, ocena przydatności i wydajności pracy, sprawdzanie tożsamości i weryfikacja kwalifikacji, uzyskiwanie i przekazywanie referencji; 

• zarządzanie nauką i rozwojem włączając w to certyfikaty, szkolenie personelu, prowadzenie ocen i badanie satysfakcji pracowników; 

• procesy związane z łączeniem i rozwiązywaniem umowy w tym przesuwanie na stanowiska w obrębie firmy i wypowiedzenia; 

• zarządzanie urlopami chorobowymi, wypoczynkowymi i innymi; 

• wewnętrzne programy zdrowotne i bezpieczeństwa w tym dokumentacja związana z wypadkami, zdrowiem i bezpieczeństwem lub raportowanie i zarządzanie procesami jakości; 

• zarządzanie wydatkami za podróże i organizacja wyjazdów służbowych w tym monitorowanie podróżnych w celu zapewnienia wsparcia podczas sytuacji zagrażających bezpieczeństwu lub zdrowiu; zapewnienie bezpieczeństwa w podróży, szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i pomocy medycznej i na zasadzie dobrowolności niesienie pomocy w postaci wsparcia podczas nagłych zdarzeń; 

• wykonywanie zobowiązań i szczególnych uprawnień w dziedzinie prawa pracy i zabezpieczenia społecznego lub układ zbiorowy pracy; 

• komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna firmy Accelleron organizacji i przedstawicielstwa firmy Accelleron w tym wpis do rejestru handlowego i przyznanie pełnomocnictwa; 

• organizowanie imprez firmy Accelleron oraz ich udokumentowanie w tym zarządzanie i organizacja wewnętrznych kampanii, imprez i spotkań niepowiązanych z marketingiem; 

• zarządzanie aktywami firmy Accelleron w tym zdjęcia i nagrania wideo przedstawiające pracowników lub inne podmioty, które można pobrać w sieci wewnętrznej Accelleron, na stronie internetowej Accelleron itp.; 

• wspólne usługi finansowe i księgowe umożliwiające usługi od zapisywania do sprawozdania, od zamówienia do płatności gotówkowej i od zakupu do zapłaty; 

• przeorganizowanie, przejęcie i sprzedaż usług, jednostek biznesowych i firm; 

• raporty, statystyki i analiza działalności; 

• monitorowanie i audyt zgodności działań pracowników w miejscu pracy z polityką korporacyjną firmy Accelleron, zobowiązaniami umownymi i regulacjami prawnymi w tym działaniami dyscyplinarnymi; 

• wykonywanie audytów, ocen i kontroli regulacyjnych w celu spełnienia zobowiązań wobec organów regulacyjnych; 

• zarządzanie, ryzyko i zgodności, w tym zgodność z przepisami prawa, egzekwowaniem prawa, sądem i wymaganiami organów regulacyjnych (takie jak w procesie weryfikacji tożsamości klientów zwane zasadą poznaj swojego klienta („KYC”) oraz przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy („AML”) monitorowania celów), cła i zgodność z handlem światowym, konflikt interesów i zobowiązania zapewnienia bezpieczeństwa) i zapobiegania, wykrywania, rozpoznania i działania naprawcze związane z przestępstwem i oszustwem lub zakazaną działalnością lub inaczej ochrona praw i ustanowienie, wykonanie lub ochrona praw w sporze; 

• zarządzanie relacjami z klientem, przetwarzanie zamówień klienta i zapewnienie wsparcia klienta, przetwarzanie, ocena i reagowanie na prośby i zapytania;  

• zarządzanie relacjami z dostawcami, wykonawcami, doradcami i innymi profesjonalnymi ekspertami w tym kontakt, przetwarzanie i realizacja zakupów i faktur oraz zarządzanie cyklem życia umowy; 

• wykorzystywanie wydajności pracy i produktów oraz odniesień w dokumentach, takich jak rysunki, zamówienia, zlecenia sprzedaży, faktury, raporty;  

• dostęp do systemów kontrolnych zapewniających elektronicznie kontrolowane wejście i/lub wyjście dla upoważnionych podmiotów do miejsc z zastrzeżonym dostępem i rejestracji kadry na miejscu w przypadku nagłego zdarzenia; 

• wykrywanie wtargnięć w tym monitorowanie przez strony trzecie napadu, perymetru, punktów ochrony wewnętrznej i pomocniczego nadzoru monitorującego systemy automatyczne/konserwujące strony; 

• zapewnienie bezpieczeństwa i ochrona produktów, obiektów, usług, systemów, sieci, komputerów i danych, przeciwdziałanie i wykrywanie zagrożeń bezpieczeństwa, oszustw i innych działań przestępczych lub szkodliwych oraz zapewnienie ciągłości działalności; oraz 

• zarządzanie zasobami IT, w tym zarządzanie infrastrukturą w tym tworzenie kopii zapasowych danych, wspieranie systemów informatycznych i zarządzanie operacjami usługowymi, wsparcie użytkownika końcowego, testowanie, konserwacja, bezpieczeństwo (reagowanie na zdarzenia, ryzyko, podatność, naruszenia), zarządzanie danymi podstawowymi i miejscem pracy w tym kontami użytkownika, przyznawanie licencji na oprogramowanie, badanie bezpieczeństwa i wydajności i ciągłość działalności. 

Gromadzimy wyłącznie Państwa dane osobowe, które są nam potrzebne w wyżej opisanych celach. Niektóre gromadzone dane osobowe dotyczą najbliższego członka rodziny i kontaktów w nagłych wypadkach. W tych przypadkach należy poinformować te osoby o tej Polityce. 

W przypadku gdy pracują Państwo w miejscu pracy strony trzeciej (np. w zakładzie klienta firmy Accelleron), taka strona trzecia może musieć przetwarzać Państwa dane osobowe we własnych celach działając jako administrator danych. W tych przypadkach mogą Państwo otrzymać oddzielną politykę ochrony prywatności od właściwego administratora danych. 

Co się stanie jeżeli nie przekażą nam Państwo informacji o które prosimy? 

W przypadku gdy dotyczy to operacji przetwarzania odnoszących się do Państwa zatrudnienia (jak opisano powyżej) firma Accelleron nie będzie w stanie należycie zatrudnić Państwa bez niektórych danych osobowych, i nie będą Państwo w stanie skorzystać ze swoich uprawnień pracowniczych, jeżeli nie dostarczą żądanych danych osobowych. Mimo że nie możemy rozkazać podzielenia się z nami danymi osobowymi, prosimy pamiętać, że może mieć to negatywny wpływ na Państwa zatrudnienie, takie jak brak możliwości korzystania z ustawowych praw lub nawet kontynuacji zatrudnienia. Za każdym razem gdy prosimy o dostarczenie jakichkolwiek danych osobowych odnoszących się do Państwa, wskażemy jakie dane osobowe są wymagane, a jakie dane są dobrowolne.  

5. Podstawa prawna na której polegamy 

Używając Państwa danych osobowych w wyżej opisanych celach (w sekcji 4), opieramy się o następującą podstawę prawną, na ile znajduje zastosowanie: 

• Przetwarzamy Państwa dane osobowe w celu wykonania obowiązków zgodnie z umową o pracę i podobnych zbiorowych umów o zatrudnienie lub jako część środków poprzedzających umowę w celu zawarcia zatrudnienia i odnoszących się umów.  

• W niektórych przypadkach polegamy na naszych uzasadnionych interesach mających na celu przetwarzanie Państwa danych osobowych na tyle na ile nie jest zdominowane przez Państwa własne interesy. Do takich interesów mogą należeć: 

  • monitorowanie (np. przez systemy IT), badanie i zapewnianie zgodności z wymogami prawnymi, regulacyjnymi, normami i wewnętrznymi regulacjami i politykami firmy Accelleron; 

  • zapobieganie oszustwom i działalności przestępczej w tym sprawdzanie takich działań, niewłaściwego wykorzystania aktywów firmy Accelleron, produktów i usług, tak niezbędnie konieczne i współmierne dla zapewnienia bezpieczeństwa sieci i informacji; i 

  • przekazywanie danych osobowych w grupie Accelleron w wewnętrznych celach administracyjnych w razie konieczności w celu świadczenia scentralizowanych usług:

Mogą Państwo otrzymać kopię naszej oceny na temat naszego uzasadnionego interesu w przetwarzaniu Państwa danych osobowych poprzez przesłanie wniosku na stronie www.accelleron-industries.com/privacy. 

• W niektórych przypadkach przetwarzamy Państwa dane osobowe na podstawie wymogów ustawowych, np. na podstawie prawa pracy i zabezpieczenia społecznego, świadczeń, obowiązków związanych z deklaracjami i kwestiami podatkowymi, obowiązków współpracy z władzami lub ustawowymi okresami przechowywania w celu wykonania naszych zobowiązań umownych jako pracodawcy. 

• W wyjątkowych sytuacjach możemy poprosić o Państwa zgodę w chwili gromadzenia danych osobowych, np. zdjęcia, materiały komunikacyjne i wydarzenia. Jeżeli prosimy o Państwa zgodę w celu wykorzystania Państwa danych osobowych dla określonego celu, przypomnimy, że można w każdej chwili wycofać taką zgodę i powiemy, jak to zrobić.  

W odniesieniu do specjalnych kategorii danych osobowych będziemy przetwarzać wyłącznie takie dane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i: 

• z Państwa wyłączną zgodą na konkretne działania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa; 
  

• jeżeli konieczne do wykonywania praw na podstawie zatrudnienia, prawa o zabezpieczeniu społecznym i ochronie socjalnej lub zgodnie z upoważnieniem na podstawie umowy zbiorczej lub dla celów medycyny prewencyjnej i pracy oraz oceny kompetencji pracowniczych; lub 

• jeżeli konieczne do ustanowienia, wykonania lub ochrony praw w sporze.  

W odniesieniu do danych osobowych dotyczących wyroków karnych i przestępstw będziemy przetwarzać wyłącznie takie dane, gdzie przetwarzanie jest zgodne z obowiązującym (lokalnym) prawem. 

6. Strony z którymi dzielimy się Państwa danymi osobowymi (w i poza Unią Europejską (UE) i Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG) lub poza krajem, w którym znajduje się Państwa pracodawca) 

Dzielimy się Państwa danymi osobowymi wyłącznie z innymi spółkami zależnymi firmy Accelleron lub stronami trzecimi, jeżeli jest to konieczne dla celów opisanych w tabeli poniżej. Zawsze stosujemy odpowiednie środki ochrony, aby chronić Państwa dane osobowe, jeżeli dzielimy się nimi ze spółką zależną lub stroną trzecią przez co są przekazywane lub stają się dostępne poza Unią Europejską („UE”) i Europejskim Obszarem Gospodarczym („EOG”) lub poza krajem, gdzie znajduje się Państwa pracodawca. Przykładami tych zabezpieczeń są decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające ich odpowiedni poziom (czytaj więcej), Standardowe Klauzule Umowne (czytaj więcej), Certyfikacja Tarczy Prywatności (czytaj więcej) i Wiążące Reguły Korporacyjne, które zostały przyjęte przez niektórych z naszych dostawców (czytaj więcej). Podjęliśmy dodatkowe środki podczas przekazywania danych z UE, EOG i spoza kraju, w którym znajduje się Państwa pracodawca, aby chronić Państwa dane osobowe. Jeżeli chcą Państwo otrzymać opis zabezpieczeń znajdujących się w miejscu, należy złożyć wniosek na stronie www.accelleron-industries.com/privacy. 

Mogą Państwo uzyskać kopię zabezpieczeń, których używamy do ochrony danych osobowych poprzez złożenie wniosku na stronie www.accelleron-industries.com/privacy.  

7. Jak długo przechowujemy Państwa dane osobowe? 

Na podstawie obowiązującego prawa firma Accelleron musi zatrzymać niektóre dane osobowe przez minimalny okres czasu. Na przykład umowy o zatrudnienie, informacje o wykonanych przelewach i zwrotach muszą być przechowywane przez minimalny okres na podstawie lokalnych przepisów o podatku dochodowym.  

Równocześnie, obowiązujące przepisy ochrony danych wymagają, aby nie przechowywać danych osobowych w formie umożliwiającej identyfikację przez okres dłuższy niż cel dla którego dane osobowe są przetwarzane. Poprzez odpowiednie ustawienie aplikacji IT i polityki zapewniamy, że Państwa dane osobowe są usuwane, kiedy ich już nie potrzebujemy.  

Okresy przechowywania zgromadzonych informacji można znaleźć w naszej Dyrektywie Zarządzania Dokumentacją GD/LI-44 lub w Państwa lokalnej dyrektywie zarządzania dokumentacją. Po tym jak minie odpowiedni okres przechowywania, w bezpieczny sposób usuniemy lub zanonimizujemy Państwa dane osobowe, chyba że wystąpią szczególne okoliczności wymagające od nas ich zachowania, takie jak zobowiązania prawne lub regulacyjne lub rozwiązanie potencjalnych sporów.  

Dodatkowe informacje dotyczące okresów przechowywania Państwa danych osobowych można uzyskać wysyłając wniosek na stronie www.accelleron-industries.com/privacy.  

8. Bezpieczeństwo i monitorowanie systemów oraz stron firmy Accelleron 

Firma Accelleron bardzo poważnie traktuje bezpieczeństwo swoich danych, informacji dotyczących Państwa i cyfrowych aktywów przedsiębiorstwa Accelleron. Firma Accelleron postrzega to jako wspólną odpowiedzialność i podejmuje niezbędnych kroki w celu zabezpieczenia takich danych przez siebie i członków personelu. Więcej informacji o środkach bezpieczeństwa i Państwa odpowiedzialności można znaleźć tutaj Polityka Bezpieczeństwa Użytkownika Końcowego. 

Monitorowanie systemów firmy Accelleron 

Ze względów biznesowych oraz w celu utrzymania środków bezpieczeństwa informatycznego, informacje na temat korzystania z systemów Accelleron, w tym systemów telefonicznych (komórkowych i stacjonarnych) oraz komputerowych (w tym poczty elektronicznej i dostępu do Internetu), a także na temat ich osobistego wykorzystania, są gromadzone i monitorowane oraz wykorzystywane, gdy jest to konieczne w celu zapewnienia bezpieczeństwa systemu Accelleron oraz zgodności z polityką bezpieczeństwa grupy Accelleron i zgodnie z obowiązującym prawem. Uzyskanie dostępu do usług za pomocą haseł i nazw użytkownika w systemach komunikacyjnych i informatycznych firmy Accelleron może oznaczać widoczność Państwa danych dostępu przez firmę Accelleron.  

Monitorowanie odbywa się wyłącznie w zakresie dozwolonym lub wymaganym przez przepisy prawa oraz w koniecznych i uzasadnionych celach biznesowych. Pliki logowania będą przechowywane przez minimalny okres czasu zgodnie z sekcją 7. Jest to wymagane w celu wykrycia prób niezgodnego użycia i innych zdarzeń dotyczących bezpieczeństwa oraz udostępnienia informacji wspierających dalsze dochodzenie i działania następcze. W zakresie dozwolonym przez prawo i wewnętrzną politykę mogą zostać podjęte procedury dyscyplinarne. 

W razie konieczności takie informacje mogą być przekazane policji lub innym organom ścigania. Dochodzenia i ujawnienie informacji właściwym władzom powinno być wykonane wyłącznie w zakresie dozwolonym przez prawo. 

9. Prawa do ochrony danych