Tietosuojaseloste

1. Johdanto 

Tietosuojasi kunnioittaminen on yksi Accelleron:n prioriteeteista. Tässä selosteessa kerrotaan, miten käytämme ja käsittelemme henkilötietojasi ja mitä oikeuksia sinulla niitä koskien on.  

2. Kuka on vastuussa henkilötietojesi käsittelystä?

Accelleron Switzerland Ltd ja sen tytäryhtiöt vastaavat henkilötiedoistasi. Se Accelleron:n tytäryhtiö, jonka kanssa sinulla, työnantajallasi tai yrityksellä, jonka kautta työskentelet Accelleron:lle, on sopimussuhde, on henkilötietojesi ensisijainen rekisterinpitäjä sovellettavien yksityisyyttä ja tietosuojaa koskevien lakien puitteissa. Muut Accelleron:n tytäryhtiöt saattavat myös vastaanottaa ja käsitellä henkilötietojasi, joko rekisterinpitäjän tai käsittelijän ominaisuudessa, jolloin tämä seloste pätee myös heihin. 

3. Kerättävät tietotyypit ja niiden käyttö 

 Keräämme ja käytämme henkilötietoja, jotka koskevat sinua, liittyen toimeksiantoosi ja palveluihin, joita tarjoat toimeksiannon/työtilauksen puitteissa suoraan Accelleron:lle. Saatamme kerätä seuraavia henkilötietoryhmiä: 

• Meille luovuttamasi yksilöintitiedot ja työpaikan yhteystiedot, esim. etunimi, sukunimi, työ/toimi/titteli, työnantaja, työnantajan osoite, kansalaisuus, veronumero, työlupa-/oleskelulupatiedot, työsähköposti, työosoite, puhelinnumero, matkapuhelinnumero, faksinumero, yksityinen puhelinnumero, yksityinen sähköpostiosoite, sukupuoli, syntymäaika.

• Meille luovuttamasi lisätiedot toimeksiantosi puitteissa, esim. tietoja, jotka koskevat toimeksiantosi suorittamista, sopimuksellisten velvoitteidemme täyttämistä ja toimenpiteitä ennen sopimuksen solmimista, käsittäen kirjeenvaihdon, tarjoukset, ansioluettelo/CV, taustatarkistustiedot, ehdot, pätevyydet/sertifikaatit, sopimus- ja tilaustiedot, laskut, maksut, liikekumppanuuden historia, työaikakirjautumiset sekä koulutustiedot, ajoneuvon rekisterinumero ja vakuutustiedot.

• Kuluihin liittyvät tiedot, esim. tiliotteet, maksutiedot, tilisiirrot, kuluvaatimukset ja kuitit, tilinnumerot ja luottokortin tiedot.  

• Sähköiset tunnistustiedot ja tiedot, joita tietoliikennejärjestelmät, IT-sovellukset ja verkkosivuston selain keräävät (joihin palveluntarjoajalla on pääsy tai jos nämä kyseiset järjestelmät tai sovellukset vaikuttavat häneen, kuitenkin aina vain sovellettavan lain sallimissa rajoissa), esim. informaatioteknologian käyttö (pääsy järjestelmiin, IT ja internetin käyttö), laitetunnistus (mobiililaitteen tunniste, PC-tunniste), rekisteröinti ja sisäänkirjautumistiedot, IP-osoite, sisäänkirjautumis- ja lokitiedot, Analytics-tunniste, digitaalinen aliasnimi/allekirjoitus, aika ja URL, haut, verkkosivulle rekisteröinti, evästeiden tietotallenteet (esim. puheposti/puhelimen äänitteet ja Skype-äänitteet). 

• Muut henkilötiedot, nimittäin ne tiedot, joita sinä tai muut (esim. työtoverit) voitte rekisteröidä järjestelmiimme, ohjelmiimme ja sovelluksiimme, esim. yrityksen asiakirjat, joissa on henkilötietoja (esim. kyselyitä, kysymyksiä, valituksia, tilauksia tai vastaavia merkintöjä; sähköposteja, raportteja, sopimuksia, esityksiä, pöytäkirjoja, työn tuloksia),

• valokuvat, kuvat ja/tai videot. 

Alla mainittuja henkilötietotyyppejä kerätään ja käsitellään ainoastaan, (mikäli ylipäätään kerätään tai käsitellään), asuinmaasi sovellettavien paikallisten lakien mukaisesti sekä vain mikäli se on tarpeen toimeksiantosi huomioon ottaen. 

• Henkilötietojesi erityiset henkilötietoluokat, esim. jotta voidaan auttaa matkalla tapahtuvassa hätätilanteessa (veriryhmä, terveydentilatiedot ja allergiat). 

• Tietoja rikosoikeudellisista tuomioista ja rikoksista, esim. rikostaustaan liittyvät tiedot rikostaustan tarkistamiseksi. 

• Siinä laajuudessa kuin on tarpeellista velvoitteidemme suorittamiseksi: julkisesti avoimista lähteistä saatavat tiedot tai tiedot, joita kolmas osapuoli  (esim. luottotietoyritys) laillisesti välittää, esim. työnantajasi tai sen yrityksen, jonka kautta työskentelet Accelleron:lle, siirtämät tiedot Accelleron:lle, kaupparekisteritiedot ja luottokelpoisuustiedot. 
  

Mikäli haluat tietoja jostakin henkilötietojen käsittelytoimenpiteestä, voit pyytää näitä tietoja osoitteessa www.accelleron-industries.com/privacy. 

4. Miksi käytämme henkilötietojasi? 

Saatamme käyttää yllä kuvailtuja henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:  

• henkilöstöjohtaminen siten, kuin se on toimeksiannon ja toimeksiannon/työtilauksen perusteella suoraan Accelleron:lle tarjoamiesi palveluiden kannalta merkityksellistä, käsittäen organisaatio- ja henkilöstöjohtamisen, työajan hallinnan, henkilöstöjohtamisen tehokkuuden parantamisen ja ylläpidon, sisäiset työvoima-analyysit, raportit ja suunnittelun 

• toimittajan ja palveluntarjoajan hallinta koko hankinnan, logistiikan ja toimitusketjun läpi mukaan lukien yhteydenotot käsittäen tarjouksen, sopimuksen, tilausten käsittelyn, ostojen käsittelyn ja hoitamisen; toimittajien, palveluntarjoajien, neuvonantajien ja muiden asiantuntijoiden johtaminen ja hallinta käsittäen yhteydenotot, hankintojen ja laskujen käsittelyn ja suorittamisen, sekä sopimuksen elinkaaren hallinta 

• henkilöstön siirtymisen hallinta muista Accelleron-yhtiöistä sekä seuraajasuunnittelu 

• palveluntarjoajien koulutus 

• sisäiset terveys ja turvallisuusohjelmat 

• matka- ja kulujenhallinta sekä liikematkojen organisointi mukaan lukien matkustajien seuranta, jotta voidaan tarjota tukea turvallisuutta tai terveyttä koskevissa hätätapauksissa; matkaturvallisuus, terveys- ja turvallisuuskoulutus sekä vapaaehtoisuuteen perustuva apu, kun autetaan hätätapauksissa, vakuutusten hallinta 

• taloushallinto- ja jaetut kirjanpitopalvelut, tietojen raportointi, myyntilasku- ja ostolaskuprosessipalvelut 

• työsuorituksen ja tuotteiden hyödyntäminen sekä viitteet asiakirjoissa, esim. piirustuksissa, hankintatilauksissa, myyntitoimeksiannoissa, laskuissa ja raporteissa

• uudelleenorganisointi, liiketoimintojen ja yritysten hankinta ja myynti 

• Accelleron:n yrityspolitiikan, sopimuksellisten velvoitteiden ja lakisääteisten vaatimusten noudattamisen valvonta ja seuranta;

• auditoinnit, tarkastukset ja viranomaistarkastukset viranomaisten asettamien velvoitteiden täyttämiseksi 

• tuotteiden, toimitilojen, palveluiden, järjestelmien, verkkojen, tietokoneiden ja tiedon ylläpito ja suojaaminen, turvallisuusuhkien sekä vilpin tai muun rikollisen tai vahingollisen toiminnan estäminen ja havaitseminen, sekä liiketoiminnan jatkuvuuden varmistaminen 

• IT-resurssien, mukaan lukien infrastruktuurin, hallinta käsittäen tietojen varmuuskopiot, tietojärjestelmien tuki- ja huoltotoimenpiteet sovellushallintaa varten, loppukäyttäjien tuki, testaus, ylläpito, turvallisuus (poikkeamaan reagointi, riski, haavoittuvuus, rikkomuksiin reagointi), perustiedot ja työpiste mukaan lukien käyttäjätilien hallinta, ohjelmistolisenssien luovutus, turvallisuuden ja suorituksen testaus sekä liiketoiminnan jatkuvuus. 

Keräämme sinulta ainoastaan sellaisia henkilötietoja, joita tarvitsemme yllä kuvattuihin tarkoituksiin. Tilastointitarkoituksiin, palveluidemme parantamiseksi ja IT-järjestelmiemme testaamiseksi käytämme anonymisoituja tietoja niin paljon kuin kohtuudella on mahdollista. Tämä tarkoittaa, että näitä tietoja ei voida enää (epä)suorasti käyttää tunnistamiseesi tai erottaa sinua niistä yksilönä. 

5. Mitä tapahtuu, mikäli et toimita meille pyytämiämme tietoja tai mikäli pyydät meitä lopettamaan tietojesi käsittelyn? 

Silloin, kun on kyse käsittelytoimista, jotka liittyvät toimeksiantoihisi (kuten ylempänä kuvattu), Accelleron ei ehkä pysty riittävästi muodostamaan, toimeenpanemaan, tai päättämään liikesuhdetta sinun, työnantajasi tai sen yrityksen kanssa, jonka kautta työskentelet Accelleron:lle, eikä yleisesti suorittamaan yllä kuvailtuja toimia ilman tiettyjä henkilötietoja. Vaikka emme voi velvoittaa sinua luovuttamaan henkilötietojasi meille, otathan huomioon, että tällä saattaa olla seurauksia, jotka voivat vaikuttaa toimeksiantoosi negatiivisella tavalla, esim. emme pysty suorittamaan vaadittuja toimenpiteitä sopimuksen solmimiseksi sinun, työnantajasi tai sen yrityksen kanssa, jonka kautta työskentelet Accelleron:lle, tai muodostamaan ja jatkamaan toimeksiantoasi. 

6. Oikeusperuste

Nojaudumme johonkin seuraavista soveltuvista oikeusperusteista käyttäessämme henkilötietojasi tässä selosteessa kuvailtuihin tarkoituksiin:  

• Saatamme käsitellä henkilötietojasi sinun tai yrityksesi kanssa sovittujen toimeksiantojen pohjalta syntyneiden sopimuksellisten velvoitteiden täyttämiseksi tai osana esisopimuksellisia toimenpiteitä.  

• Joissakin tapauksissa nojaamme oikeutettuun etuumme käsitellä henkilötietojasi, mikäli omat yksityisyyden suojaa koskevat etusi eivät syrjäytä oikeuttamme. Tällaisia oikeutettuja etujamme voivat olla: 

  • liiketoimintamme johtaminen, hallinta, kehittäminen ja edistäminen laajimmassa mahdollisessa merkityksessä mukaan lukien tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen, sopimusten täytäntöönpano ja tilausten hallinta toimittajien kanssa, ostojen käsittely ja toteuttaminen, laadunhallinnan prosessi sekä tuotteiden tai palvelujen parantaminen, analysointi ja markkinatutkimus, oletettujen riskien pienentäminen hankintaprosesseissamme ja toimintojen, liiketoimintayksiköiden ja yritysten uudelleenorganisointi, hankinta ja myynti 

  • lakisääteisten, viranomaisten asettamien, standardeista johtuvien ja Accelleron:n sisäisten vaatimusten ja käytäntöjen noudattamisen valvonta, tutkiminen ja varmistaminen 

  • vilpillisen tai rikollisen toiminnan estäminen ja tällaisen toiminnan tutkinta liittyen Accelleron:n omaisuuden, tuotteiden ja palvelujen väärinkäyttöön sekä verkko- ja tietoturvallisuuden varmistamiseen, kuitenkin ainoastaan, jos se on ehdottomasti tarpeen ja suhteutettua 

  • henkilötietojen siirtäminen Accelleron-yhtymän sisällä hallinnollisissa tarkoituksissa tarpeen mukaan, esim. keskitettyjen palvelujen tarjoamiseksi. 

Saat kopion arvioinnista, jossa selvitämme, miksi voimme käsitellä henkilötietojasi näitä etujamme varten, esittämällä pyynnön osoitteessa www.accelleron-industries.com/privacy. 

• Joissakin tapauksissa käsittelemme henkilötietojasi laillisten velvoitteiden ja lakisääteistäen vaatimusten perusteella, esim. vero- tai raportointivelvoitteiden, viranomaisyhteistyön velvoitteiden ja lakisääteisen säilytysaikojen perusteella, tai jos virallisten tai juridisten toimenpiteiden puitteissa vaaditaan henkilötietojen luovuttamista todisteiden keräämiseksi, syytteen nostamiseksi tai siviilioikeudellisten vaateiden täytäntöönpanoa varten. 

Erityisten henkilötietoryhmien kohdalla käsittelemme tällaisia tietoja vain sovellettavan lain mukaisesti ja: 

• pyydämme nimenomaisen suostumuksesi tiettyihin sovellettaviin lainmukaisiin toimenpiteisiin; tai 

• mikäli se on tarpeen: oikeusvaateiden laatimiseksi, esittämiseksi ja puolustamiseksi

Käsittelemme rikosoikeudelliseen tuomioon ja rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja vain, mikäli tällainen käsittely on sallittua sovellettavan (paikallisen) lain puitteissa. 

7. Osapuolet, joille jaamme henkilötietojasi (EU:ssa ja Euroopan talousalueella (ETA) sekä niiden ulkopuolella tai sen maan ulkopuolella, jossa tietojesi rekisterinpitäjänä toimiva Accelleron-yhtiö sijaitsee) 

Jaamme henkilötietojasi ainoastaan muiden Accelleron-yhtiöiden tai kolmansien osapuolten kanssa tarpeen vaatiessa alempana olevassa taulukossa kuvailluissa tarkoituksissa. Mikäli jaamme henkilötietojasi Accelleron-yhtiölle tai kolmannelle osapuolelle siten, että ne siirretään tai niihin pääsee käsiksi Euroopan Unionin (EU) ja Euroopan talousaleen (ETA) ulkopuolelta tai sen maan ulkopuolelta, jossa työnantajasi sijaitsee, sovellamme aina asianmukaisia suojatoimenpiteitä suojataksemme henkilötietojasi. Esimerkkejä näistä suojatoimenpiteistä ovat Euroopan komission päätös tietosuojan tason riittävyydestä (lue täältä lisää), mallisopimuslausekkeet (lue täältä lisää), Privacy Shield -sertifiointi (lue täältä lisää) ja yritystä koskevat sitovat säännöt, joita jotkin toimittajistamme soveltavat (lue täältä lisää). Olemme suorittaneet lisätoimenpiteitä henkilötietojesi suojaamiseksi, mikäli tietoja siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle sekä työnantajasi sijaintimaan ulkopuolelle. Mikäli haluat saada yleiskäsityksen käytettävistä turvatoimenpiteistä, toimitathan pyynnön siitä osoitteessa www.accelleron-industries.com/privacy. 

Saat kopion turvatoimenpiteistä, joita käytämme suojaamaan henkilötietojasi, pyytämällä sitä osoitteessa www.accelleron-industries.com/privacy.  

Miten kauan säilytämme henkilötietojasi?

Accelleron:n on säilytettävä tiettyjä henkilötietoja pakottavaan lainsäädäntöön perustuen tietyn vähimmäisajan verran. Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan, kuin on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa kuvailtuja tarkoituksia varten. Yleisesti ottaen henkilötietojasi säilytetään toimeksiantosi keston ajan. Kun laki verotus- ja kirjanpitotarkoituksia varten niin vaatii, säilytämme henkilötietojasi vaaditun säilytysajan verran (yleensä 5–10 vuotta toimeksiannon päättymisen jälkeen). Sen jälkeen poistamme henkilötietosi turvallisesti. Jos olet antanut Accelleron:lle erillisen suostumuksen käyttää henkilötietojasi markkinointitarkoituksiin, säilytämme tarvittavia henkilötietoja siihen saakka, kunnes ilmoitat meille, ettet enää halua saada Accelleron:n markkinointiviestejä. Tällöin poistamme henkilötiedot turvallisesti. 

Samaan aikaan sovellettavat tietosuojalait vaativat, että emme säilytä henkilötietoja tunnistettavassa muodossa pidempään kuin se tarkoitus, jota varten tiedot on kerätty, vaatii. IT-sovellusten ja asettamiemme käytäntöjen avulla varmistamme, että henkilötietosi poistetaan, kun emme enää tarvitse niitä. 

Accelleron:n järjestelmien turvallisuus ja valvonta  

Accelleron suhtautuu erittäin vakavasti tietojensa turvallisuuteen, mukaan lukien sinun tietosi ja Accelleron:n digitaalinen liiketoimintaomaisuus. Accelleron näkee tämän jaettuna vastuuna, ja tekee tarvittavat toimenpiteet tällaisen tiedon turvaamiseksi ja olettae, että sen palveluntarjoajat toimivat samoin. Voit lukea lisää turvatoimenpiteistämme ja velvollisuuksistasi täältä: End User Security Policy. 

Accelleron:n järjestelmien valvonta 

Accelleron:n järjestelmien käytöstä kerätään tietoja ja niiden käyttöä valvotaan liiketoiminnallisista syistä ja tietoturvan ylläpitämiseksi. Tietoja puhelimen, (matkapuhelin tai kiinteä liittymä) ja tietokonejärjestelmien käytöstä (mukaan lukien sähköposti ja internetliittymä) sekä niiden henkilökohtaisesta käytöstä kerätään ja valvotaan ja niitä käytetään, sovellettavaa lakia noudattaen, kun se on tarpeen Accelleron:n järjestelmien turvallisuuden varmistamiseksi ja Accelleron:n turvallisuutta koskevien yhtymän ohjeiden noudattamisen varmistamiseksi. Mikäli kirjaudut Accelleron:n IT- ja tiedonsiirtojärjestelmissä palveluihin salasanalla ja käyttäjätunnuksella, saattaa tämä tarkoittaa sitä, että Accelleron näkee kirjautumistietosi. 

Edellä mainittua valvontaa suoritetaan vain, mikäli se on lain mukaan sallittua tai lain vaat imaa ja ainoastaan lain sallimassa laajuudessa,  sekä ainoastaan kun se on tarpeen ja perusteltua liiketoiminnallisista syistä. Saatuja lokitiedostoja säilytetään osion 7 mukaisen vähimmäisajan verran tai kuten laki sallii. Tämä on tarpeellista, jotta väärinkäytön kohteeksi joutuneet tahot ja muut turvallisuuteen liittyvät tapahtumat voidaan havaita, ja jotta käytettävissä on tietoja tukemaan kaikkia myöhempiä tutkimuksia ja seuraavia toimenpiteitä. Lain ja sisäisten ohjeiden sallimassa laajuudessa voidaan ryhtyä kurinpidollisiin toimiin. 

Mikäli tarpeellista, tällainen tieto voidaan toimittaa poliisille tai muille lainvalvontaviranomaisille. Tarkastuksia tehdään ja tietoja asianmukaisille viranomaisille toimitetaan vain lain sallimissa rajoissa. 

Sinun tietosuojaoikeutesi

Riippuen siitä lainkäyttöalueesta, jossa oleskelet ja jossa henkilötietojasi käsitellään, sinulla voi olla seuraavat oikeudet:  

Ota huomioon, että yllä kuvaillut oikeudet eivät ole absoluuttisia, ja että vaatimukseesi ei voida aina suostua kokonaisuudessaan. Emme toisinaan voi esimerkiksi poistaa tietojasi tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä, sillä meillä voi olla oikeudellisia tai sopimuksellisia velvoitteita säilyttää tällaisia henkilötietoja. 

Voit pyytää minkä tahansa tietosuojaoikeutesi täytäntöönpanoa osoitteessa www.accelleron-industries.com/privacy.  

Yhteystiedot ja lisätietoja 

Mikäli haluat saada pääsyn henkilötietoihisi, käyttää jotakin yllä mainittua oikeuttasi, tai mikäli sinulla on kysymyksiä tai epäselvyyttä siitä, miten Accelleron käsittelee henkilötietojasi, otathan yhteyttä Accelleron-yhtymän tietosuojavastaavaan osoitteessa privacy@accelleron-industries.com, tai toimitathan valituksesi osoitteessa www.accelleron-industries.com/privacy. 

Mikäli et ole tyytyväinen vastaukseemme tai olet sitä mieltä, että käsittelemme henkilötietojasi lainvastaisesti, sinulla on myös oikeus jättää valitus tietosuojavaltuutetulle asuin- tai työskentelymaassasi, tai vaatia korvausta oikeusteitse, mikäli olet sitä mieltä, että tietosuojalakeja on loukattu.  

Julkaisupäivämäärä: 29. marraskuu 2019